Optimizacija ugovora o bespovratnim sredstvima: osiguranje maksimalne koristi

Dodjelom bespovratnih sredstava EU projekti potiču istraživanje i razvoj novih tehnologija, inovacije u raznim sektorima, potpomažu izgradnju infrastrukture, promiču digitalnu i energetsku tranziciju i održivi turizam te generalno pružaju podršku i javnom i privatnom sektoru. Navedeni projekti imaju pozitivan utjecaj i na zapošljavanje otvaranjem novih radnih mjesta i unaprjeđenjem profesionalnih vještina zaposlenika. Uzimajući u obzir potencijalne koristi, ne iznenađuje sve veći interes poslovnih subjekata, iz privatnog i iz javnog sektora, za prijavu EU projekata i korištenje “tuđeg” novca za financiranje “vlastitih” ideja. Dobar dio njih, koji se po prvi puta odlučuje na takav pothvat, angažira savjetnike za usluge pripreme EU projekta.

Ako predani projekt zadovolji uvjete natječaja i ostvari dovoljan broj bodova, Prijavitelj potpisuje ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava koji regulira uvjete i obveze koje mora ispuniti kako bi ostvario pravo na dobivanje financijskih sredstava za provedbu projekta. To je pravno obvezujući dokument koji osigurava transparentnost, odgovornost i pravilno korištenje financijskih sredstava dodijeljenih za provedbu projekta. Time postaje Korisnik bespovratnih sredstava. Ipak, dodijeljena bespovratna sredstva ne postaju potpisom ugovora automatski raspoloživa Korisniku. Uspješna provedba projekta, koja podrazumijeva prilagodbu svim izazovima, ono je što će u konačnici osigurati maksimalno povlačenje dodijeljenih sredstava.

Provedba projekta obuhvaća niz koraka i aktivnosti usmjerenih prema ostvarenju ciljeva projekta. To uključuje provedbu planiranih aktivnosti, raspodjelu i upravljanje financijskim sredstvima, praćenje napretka projekta, rješavanje izazova koji se mogu pojaviti tijekom provedbe, provođenje postupaka nabave po specifičnim pravilnicima te osiguravanje usklađenosti s pravilima i propisima EU fondova. Kako proces provedbe projekta može biti vrlo složen jer zahtijeva koordinaciju različitih dionika i institucija, od kojih svaki ima svoju ulogu i odgovornost u okviru provedbe projekta, potrebno je angažirati stručne savjetnike upravo za upravljanje projektom, a oni su ključni partneri Korisnicima tijekom cijelog procesa trajanja projektnih aktivnosti. Njihovo iskustvo i stručnost doprinose uspješnoj provedbi projekta, optimizaciji korištenja sredstava te ostvarenju ciljeva i dobrobiti koje projekti donose gospodarstvu i zajednici.

Projekti su u stvarnosti vrlo dinamični i ovise o okolini u kojoj se odvijaju pa nije realno očekivati da će se tijekom trajanja provedbe projekta, koja je nerijetko višegodišnja, sve odvijati kako je planirano projektnom prijavom. Projekti se svakodnevno mijenjaju, a time i nailaze na probleme zbog čega se tijekom provedbe EU projekata često suočavamo s potrebom za većim ili manjim izmjenama ugovora o bespovratnim sredstvima. Ove izmjene mogu biti posljedica niza razloga, kao što su promjene u okruženju projekta, tehničke poteškoće, nedostatak resursa, uviđanje da bi se svrha projekta učinkovitije postigla na neki drugi način te razni drugi događaji koji nisu bili predvidivi tijekom izrade projektne prijave. Izmjene se mogu odnositi na različite aspekte projekta uključujući promjene u financijskom planu, projektnom timu, vremenskom rasporedu ili ciljevima projekta.

Ugovorom o bespovratnim sredstvima propisano je pod kojim uvjetima se ugovor može mijenjati, pri čemu je naglasak stavljen na nužnost ostvarenja svih rezultata i ciljeva projekta te otklanjanje situacija u kojima je izvršenje postalo pretjerano otežano ili čak nemoguće.

Razlike između izmjena ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava manjeg i većeg značaja ovise o financijskom iznosu i utjecaju izmjena na projektni plan, odnosno opsegu kojim utječu na projekt. Izmjene manjeg značaja one su koje ne utječu na već ugovorom utvrđena prava i obveze Korisnika, ne utječu na svrhu i opseg projekta i njegove ciljeve te za njih nije potrebno sklapati pisani dodatak ugovoru. Ove izmjene često su rutinske prirode i mogu se provesti uz relativno malo administrativnih formalnosti.

S druge strane, izmjene ugovora većeg značaja uključuju ključne promjene u financijskom planu, trajanju projekta ili postavljenim ciljevima. Ove izmjene zahtijevaju dublju analizu i donošenje odluka projektnog tima i nadležnih tijela. Budući da izmjena ugovora većeg značaja zahtijeva aneksiranje inicijalnog ugovora, sve potpisne strane moraju se usuglasiti oko predmeta izmjene. Primjer jedne takve izmjene ugovora kojom je osigurana uspješna realizacija projekta donosimo u nastavku.

Konkretan slučaj: produljenje trajanja istraživačko-razvojnog projekta izmjenom ugovora

Projektni tim Korisnika bespovratnih sredstava bio je angažiran na razvoju inovativnog vozila koje za pogon koristi alternativne izvore energije. Izvorni ugovor, potpisan još 2020. godine, predviđao je trajanje projekta od tri godine. Međutim, tijekom provedbe projekta, tim se suočio s nizom tehničkih izazova i poteškoća koje su usporile njegovu provedbu. Budući da se radi o inovativnom sustavu, tijekom izrade projektne prijave bilo je vrlo malo javno dostupnih podataka o takvim sustavima. Iako je Korisnik pri izradi i podnošenju projektne prijave poznavao konceptualne principe rada sustava te načina na koji takav sustav proizvodi i distribuira energiju, ipak nije mogao znati sve potrebne tehničke parametre za definiranje komponenti samog vozila. Opseg kompleksnosti nije bilo moguće predvidjeti jer bi bilo neprihvatljivo da je Korisnik prije same predaje projektne prijave započeo proces istraživanja konkretnih specifikacija, korelacija sustava, međuovisnosti komponenti i slično, s obzirom na to da bi se isto moglo smatrati početkom aktivnosti na projektu. Tek je napretkom razvojnog procesa tijekom provedbe projekta došao do zaključaka vezanih uz razvoj prototipa.

Nastavno na navedeno i da u trenutku prijave Korisnik nije imao precizne izvore iz kojih bi mogao utvrditi obujam i složenost angažmana članova projektnog tima koji će biti potreban, a nije bilo moguće predvidjeti ni produljenja rokova isporuka koji su utjecali na usporavanje razvojnog procesa, procijenjeno je da će za ovaj dio razvojnog procesa biti potreban veći angažman tima nego što je inicijalno predviđeno zbog čega je na projekt trebalo uvesti dodatne inženjere.

Općenito govoreći, projekti istraživanja i razvoja većinom se odvijaju u dvije faze: industrijsko istraživanje i eksperimentalni razvoj. Nakon što prva faza završi i rezultati budu zadovoljeni, a vanjski tehnički stručnjaci izađu na kontrolu aktivnosti i potvrde da je uredno završena prva faza sa svim svojim ciljevima i rezultatima, započinje druga faza eksperimentalnog razvoja. U ovom slučaju to nije bilo moguće.

S obzirom na to da su svi projekti iz predmetnog Natječaja trebali završiti do kraja godine jer nastupa novo financijsko razdoblje, Korisnik je mogao produljiti projekt samo na nekoliko mjeseci. Isto tako, kako bi mogao postići rezultate obiju faza, započeo je s paralelnom provedbom aktivnosti industrijskog istraživanja i aktivnosti eksperimentalnog razvoja. S vremenom se pokazalo da paralelna provedba aktivnosti ni na koji način ne utječe negativno na proces industrijskog istraživanja s obzirom da se u obje projektne faze razvijaju iste funkcionalnosti vozila, ali u različitim okruženjima. 

Rješenje navedenih problema nalazilo se upravo u prepoznavanju mogućnosti koje izmjena ugovora može donijeti, a do kojeg je moglo doći samo dobrim upravljanjem projektom i poznavajući sustav i stvarne potrebe Korisnika. Izmjenom ugovora produljilo se trajanje projekta, definiralo da će se faze odvijati paralelno, uvedeni su novi članovi tima te napravljena je preraspodjela sredstva između proračunskih stavki kako bi se osigurala maksimalna iskorištenost sredstava. Svaka izmjena ugovora prolazi kroz detaljnu analizu opravdanosti od strane kontrolnih tijela stoga je bilo nužno objasniti poteškoće s kojima se projektni tim susreo te njihov utjecaj na postizanje ciljeva projekta. Pruženi su i argumenti i dokazi koji opravdavaju potrebu za produljenjem trajanja projekta kako bi se osigurala njegova uspješna implementacija. Ova izmjena omogućila je projektnom timu da nadoknadi zakašnjenja, provede dodatna istraživanja i osigura postizanje planiranih rezultata, dok je istovremeno stvorila uvjete za povlačenje maksimalnog iznosa od preko 2.500.000,00 eura dodijeljenih bespovratnih sredstava.

Provedba s uspjehom: snaga poznavanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Dobro razumijevanje ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava ključno je za uspješnu provedbu EU projekata. Projektni timovi trebaju biti svjesni svojih obveza, pravila i postupaka definiranih u ugovoru. Ovo uključuje financijska pravila, administrativne postupke, izvješćivanje i nadzor projekta. Kako bi se osigurala uspješna provedba EU projekata, mnogi korisnici angažiraju savjetnike specijalizirane za upravljanje projektima. Savjetnici za EU projekte pružaju stručnost i podršku projektnim timovima tijekom cijelog procesa, od pripreme prijave projekta do izvješćivanja o provedbi.

Savjetnici za EU projekte imaju potpuno razumijevanje pravila i postupaka EU financiranja te su upoznati s najboljim praksama u provedbi projekata. Oni pomažu projektnim timovima u pripremi prijavnih materijala, izradi financijskih planova, praćenju i izvješćivanju o provedbi te usklađivanju s administrativnim zahtjevima.

Uspješna provedba EU projekata ključna je za poticanje gospodarskog razvoja i poboljšanje životnih uvjeta stanovništva Republike Hrvatske. Izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava često su neizbježne tijekom provedbe projekata i zahtijevaju pažljivo planiranje i prilagodbe. Važno je da projektni timovi razumiju svoje obveze i pravila definirana u ugovoru, a poželjno je i da surađuju sa savjetnicima za EU projekte kako bi osigurali uspješnu provedbu i ostvarili dobrobiti koje EU projekti donose njihovu poslovanju i gospodarstvu u cijelosti.